01 Verantwortlicher

Nicolas Alexander Forstinger (Belladonna Systems)
Gmundner Straße 18/9, 4655 Vorchdorf, Österreich
E-Mail: hello@belladonna.systems

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt und gesetzlich nicht vorgeschrieben.

02 Das Wichtigste in Kürze

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Trackingdienste, zeigt keine Werbung und bindet keine Inhalte von Drittanbietern ein. Schriften, Bilder und Musik kommen vom eigenen Server. Für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen verlinkt sie auf Luma (siehe Punkt 06), für die Buchung einer Beratung auf Calendly (siehe Punkt 08). Verarbeitet werden sonst nur die technischen Daten, die jeder Webserver für die Auslieferung braucht, und die Daten, die Du selbst schickst, wenn Du Kontakt aufnimmst. Für Werbebriefe an Unternehmen nutzen wir außerdem Geschäftsdaten aus öffentlichen Quellen (siehe Punkt 07).

03 Hosting und Server-Logdateien

Die Website liegt bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Zypern, auf einem Server in den Niederlanden. Hostinger verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Webserver Deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die abgerufene Datei, die übertragene Datenmenge, den Statuscode, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem (User-Agent).

Zweck ist, die Website auszuliefern, ihren sicheren Betrieb zu gewährleisten und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse daran nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logdateien werden nur so lange aufbewahrt, wie es für diese Zwecke nötig ist, und nicht anderweitig ausgewertet. Soweit Hostinger Daten außerhalb des EWR verarbeitet, geschieht das auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

04 Speicherung in Deinem Browser

Cookies setzt diese Website nicht. Für zwei Einstellungen nutzt sie den Speicher Deines Browsers. Diese Einträge bleiben auf Deinem Gerät und werden nie an den Server übertragen:

• bds-lang (Local Storage): die Sprache, die Du gewählt hast. Er wird nur gespeichert, wenn Du DE oder EN anklickst, und bleibt, bis Du ihn in Deinem Browser löschst.
• bds-lite (Session Storage): schaltet auf langsamen Geräten aufwendige grafische Effekte ab, damit die Seite flüssig bleibt.

Den Eintrag im Session Storage löscht Dein Browser, sobald Du die Sitzung beendest. Rechtsgrundlage ist § 165 Abs. 3 TKG 2021: Die Speicherung ist für den von Dir aufgerufenen Dienst unbedingt erforderlich oder geschieht auf Deinen ausdrücklichen Wunsch (Sprachwahl).

05 Kontakt per E-Mail, Telegram oder Instagram

Wenn Du per E-Mail, Telegram oder Instagram schreibst, werden die Daten verarbeitet, die Du dabei schickst: Name, E-Mail-Adresse, Telegram- oder Instagram-Name und der Inhalt Deiner Nachricht. Sie dienen ausschließlich dazu, Deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um ein Angebot oder einen Auftrag geht, sonst das berechtigte Interesse an der Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald Deine Anfrage erledigt ist, außer gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen, etwa für Geschäftsunterlagen nach § 132 BAO.

E-Mails laufen über die Server von Hostinger (siehe Punkt 03).

Telegram wird von der Telegram Messenger Inc., Road Town, Tortola, Britische Jungferninseln, betrieben; Vertreter in der EU ist das European Data Protection Office (EDPO) in Brüssel. Laut Telegram werden die Daten von Nutzern, die sich im EWR registriert haben, in Rechenzentren in den Niederlanden gespeichert. Die Nutzung von Telegram ist freiwillig, für Telegrams eigene Verarbeitung gilt dessen Datenschutzerklärung.

Instagram ist ein Dienst der Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland; wir sind dort als @belladonnasystems. Diese Website verlinkt das Profil nicht und lädt nichts von Instagram. Besuchst Du dort unser Profil, folgst Du uns oder schreibst Du uns, verarbeitet Meta Deine Daten nach Instagrams eigener Datenschutzerklärung (privacycenter.instagram.com/policy), auch in den USA; Meta ist dafür nach eigenen Angaben unter dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert. Instagram zeigt uns zu unserem Profil nur zusammengefasste Statistiken ohne Namen. Dafür sind wir nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); Deine Rechte kannst Du bei uns und bei Meta geltend machen. Rechtsgrundlage für unser Profil ist unser berechtigtes Interesse, Belladonna Systems dort zu zeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

06 Veranstaltungen und Newsletter (Luma und Zoom)

Kalender auf dieser Website. Unter EVENTS zeigt diese Website einen Kalender mit unseren Veranstaltungen. Er kommt vollständig vom eigenen Server; dabei wird nichts von Luma geladen und keine Verbindung zu Luma hergestellt. Die Schaltfläche ANMELDEN ist ein Link: Erst wenn Du sie anklickst, öffnet sich die Veranstaltungsseite auf luma.com in einem neuen Tab. Dort gilt für den Besuch selbst Lumas eigene Datenschutzerklärung, auch für die Cookies, die Luma dort setzt.

Anmeldung. Wenn Du Dich auf Luma zu einer Veranstaltung anmeldest, über den Link auf dieser Website oder direkt, verarbeiten wir die Daten, die Du dabei angibst: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Branche und Position, und wenn Du willst, was Dir bei neuer Technologie wichtig ist. Name und E-Mail-Adresse brauchen wir, um Deine Anmeldung abzuwickeln, Dir den Zugangslink zu schicken und Dich über Änderungen an der Veranstaltung zu informieren; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die übrigen Angaben nutzen wir, um den Vortrag auf die Teilnehmer abzustimmen; das ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du bist nicht verpflichtet, diese Daten anzugeben; ohne die Pflichtangaben ist aber keine Anmeldung möglich. Nimmst Du über Deinen persönlichen Zugangslink teil, kann Luma erfassen, dass Du teilgenommen hast. Wir verwenden die Daten nur für die Veranstaltung, zu der Du Dich angemeldet hast, und für den Newsletter nur, wenn Du ihn ankreuzt. Über weitere Veranstaltungen erfährst Du von uns nur, wenn Du dem Kalender von Belladonna Systems auf Luma selbst folgst oder den Newsletter bekommst. Wir löschen die Anmelde- und Teilnahmedaten spätestens sechs Monate nach der Veranstaltung.

Luma verarbeitet diese Daten für uns als Auftragsverarbeiter; der Vertrag dazu (Art. 28 DSGVO) ist Teil von Lumas Nutzungsbedingungen. Luma speichert die Daten nach eigenen Angaben bei Amazon Web Services in den USA. Die Übermittlung dorthin ist durch die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Soweit Du Luma darüber hinaus nutzt, etwa mit einem eigenen Luma-Konto, ist Luma dafür selbst verantwortlich; es gilt Lumas Datenschutzerklärung: luma.com/privacy-policy

Newsletter. Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung und bei der Buchung einer Beratung kannst Du freiwillig ankreuzen, dass Du unseren kostenlosen Newsletter bekommen möchtest. Nur dann schicken wir ihn Dir an Deine E-Mail-Adresse: regelmäßig Neuigkeiten und praktische Hinweise von Belladonna Systems. Rechtsgrundlage ist Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 174 TKG 2021). Du kannst sie jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an hello@belladonna.systems; was bis dahin geschehen ist, bleibt rechtmäßig. Dafür speichern wir Name, E-Mail-Adresse und wann und wo Du eingewilligt hast, solange Du den Newsletter beziehst. Nach der Abmeldung behalten wir nur Deine E-Mail-Adresse auf einer Sperrliste, damit Du keinen Newsletter mehr bekommst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verschickt haben wir noch keinen; den Dienst, über den der Newsletter laufen wird, nennen wir hier, bevor wir ihm Deine Daten übergeben.

Teilnahme über Zoom. Unsere Online-Veranstaltungen finden über Zoom statt, einen Dienst der Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA; Vertreter in der EU ist die Workvivo Limited, City Quarter, Lapps Quay, Cork, Irland. Wenn Du teilnimmst, verarbeitet Zoom die Daten, die dafür nötig sind: den Namen, mit dem Du beitrittst, gegebenenfalls Deine E-Mail-Adresse, Deine Beiträge im Chat, Bild und Ton, sobald Du Kamera oder Mikrofon einschaltest, sowie technische Daten wie IP-Adresse, Gerät und Zeitpunkt der Teilnahme. Ob Du Kamera und Mikrofon einschaltest, entscheidest Du selbst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir zeichnen nur den Vortrag selbst auf, also den Vortragenden und seine Folien; Dein Bild, Deine Stimme, Deinen Namen und Deine Chatbeiträge zeichnen wir nicht auf.

Zoom verarbeitet diese Daten für uns als Auftragsverarbeiter; der Vertrag dazu (Art. 28 DSGVO) ist Teil von Zooms Nutzungsbedingungen. Zoom ist unter dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework) zertifiziert; für Übermittlungen in die USA gilt damit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Soweit Du Zoom mit einem eigenen Zoom-Konto nutzt, ist Zoom dafür selbst verantwortlich; es gilt Zooms Datenschutzerklärung: zoom.com/en/trust/privacy

07 Werbung per Post an Unternehmen

Wir schreiben Unternehmen in unserer Region per Post an, um unsere Leistungen und Veranstaltungen vorzustellen. Dafür verarbeiten wir von Geschäftsführern, Inhabern und vertretungsbefugten Personen Name, akademischen Titel, Funktion, Unternehmen und Geschäftsanschrift. Die geschäftliche E-Mail-Adresse und Rufnummer des Unternehmens speichern wir nur, um auf Antworten reagieren zu können; Werbe-E-Mails oder Werbeanrufe gibt es von uns nicht.

Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen: dem Firmen A-Z der Wirtschaftskammer, dem Firmenbuch (über firmenabc.at und wirtschaft.at), dem Impressum der Unternehmenswebsite und der regionalen Presse. Vor dem ersten Brief prüfen wir in der Ediktsdatei, ob über das Unternehmen ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde. Quelle und Abrufdatum sind für jeden Datensatz festgehalten, und wir gleichen die Daten regelmäßig mit diesen Quellen ab, damit sie aktuell bleiben.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Erwägungsgrund 47). Die Daten liegen in unserer eigenen Datenbank auf eigener Hardware in Österreich. Empfänger ist nur der Postdienstleister, der die Briefe zustellt; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Hat ein Unternehmen 24 Monate lang nicht reagiert, löschen wir die Daten der Personen.

Widerspruchsrecht. Du kannst der Verwendung Deiner Daten für Werbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO); eine kurze Nachricht an hello@belladonna.systems genügt. Wir schreiben Dir dann nicht mehr und löschen Deine Daten bis auf Name, Postleitzahl und den Vermerk des Widerspruchs. Diese Sperrliste brauchen wir, damit wir Dich bei der nächsten Abfrage der öffentlichen Quellen nicht versehentlich wieder aufnehmen.

08 Beratung buchen (Calendly und Stripe)

Angebot auf dieser Website. Unter SERVICE zeigt diese Website unser Beratungsangebot. Es kommt vollständig vom eigenen Server; dabei wird nichts von Calendly geladen und keine Verbindung zu Calendly hergestellt. Die Schaltfläche TERMIN BUCHEN ist ein Link: Erst wenn Du sie anklickst, öffnet sich unsere Buchungsseite auf calendly.com in einem neuen Tab. Dort gilt für den Besuch selbst Calendlys eigene Datenschutzerklärung, auch für die Cookies, die Calendly dort setzt.

Buchung. Wenn Du über Calendly eine Beratung buchst, über den Link auf dieser Website oder direkt, verarbeiten wir die Daten, die Du dabei angibst: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenname, Rechnungsanschrift, die UID-Nummer, wenn Du sie angibst, und Deine Antworten auf die Fragen zu Deinem Betrieb und Deinem Anliegen. Wir brauchen sie, um den Termin zu vereinbaren, die Beratung vorzubereiten und durchzuführen, Dir danach unsere Einschätzung per E-Mail zu schicken und die Rechnung zu stellen. Sagst Du den Termin ab, schicken wir Dir per E-Mail einen Link für einen Ersatztermin. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Du selbst unser Vertragspartner bist; buchst Du für ein Unternehmen, ist es unser berechtigtes Interesse, den Auftrag mit diesem Unternehmen abzuwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du bist nicht verpflichtet, diese Daten anzugeben; ohne sie ist aber keine Buchung möglich. Bitte trag in Deine Antworten keine Namen oder Daten Deiner Kunden oder Mitarbeiter ein. Lädst Du Gäste zum Termin ein, verarbeiten wir deren E-Mail-Adressen, um sie einzuladen; Rechtsgrundlage ist dafür unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir verwenden die Daten nur für diese Beratung und für ein Projekt, das Du daraufhin beauftragst; den Newsletter bekommst Du nur, wenn Du ihn bei der Buchung ankreuzt (Punkt 06). Wir löschen die Buchungsdaten und Antworten spätestens sechs Monate nach dem Termin. Sagst Du ab, beginnen die sechs Monate mit dem Ende der Frist für einen Ersatztermin; beauftragst Du danach ein Projekt, mit dessen Abschluss. Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren wir sieben Jahre auf, wie es § 132 BAO verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). E-Mails laufen über die Server von Hostinger (siehe Punkt 03).

Calendly ist ein Dienst der Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Calendly verarbeitet die Buchungsdaten für uns als Auftragsverarbeiter; der Vertrag dazu (Art. 28 DSGVO) ist Teil von Calendlys Nutzungsbedingungen. Calendly ist unter dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework) zertifiziert; für Übermittlungen in die USA gilt damit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Soweit Du Calendly darüber hinaus nutzt, etwa mit einem eigenen Calendly-Konto, ist Calendly dafür selbst verantwortlich; es gilt Calendlys Datenschutzerklärung: calendly.com/privacy

Bestätigungsseite. Nach der Buchung schickt Calendly Dich auf unsere Website zurück und hängt dabei die Angaben Deiner Buchung an die Adresse an: Zeitpunkt des Termins, Name, E-Mail-Adresse, den bezahlten Betrag, Deine Antworten samt Rechnungsanschrift und gegebenenfalls die E-Mail-Adressen Deiner Gäste. Die Seite zeigt davon nur Deinen Namen und den Termin an. Sie verarbeitet die Angaben nur in Deinem Browser, speichert und sendet nichts davon und nimmt sie sofort aus der Adresszeile. Wie bei jedem Seitenaufruf steht die vollständige Adresse aber im Protokoll unseres Webservers bei Hostinger; dafür gilt Punkt 03.

Rechnung und Kundenverwaltung. Ein Programm auf unserem eigenen Server übernimmt die Buchung aus Calendly, legt Dein Unternehmen mit Firmenname, Rechnungsanschrift, UID-Nummer und E-Mail-Adresse in unserer Kundenverwaltung an und stellt nach dem Termin die Rechnung. Server und Kundenverwaltung laufen auf eigener Hardware in Österreich. Die Rechnung erstellt und verschickt Stripe für uns; dafür verarbeitet Stripe als unser Auftragsverarbeiter Firmenname, Rechnungsanschrift, UID-Nummer und E-Mail-Adresse (siehe den nächsten Absatz zu Stripe). Die Angaben in der Kundenverwaltung bewahren wir auf, solange wir zusammenarbeiten, und danach so lange wie die Rechnungen, also sieben Jahre (§ 132 BAO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Zahlung über Stripe. Die Beratung bezahlst Du bei der Buchung. Die Zahlung wickelt die Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland, ab und verarbeitet dafür Deine Zahlungsdaten, etwa Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsmittel und Betrag. Für die Abwicklung der Zahlung und für die Rechnung ist Stripe unser Auftragsverarbeiter; der Vertrag dazu (Art. 28 DSGVO) ist Teil von Stripes Nutzungsbedingungen. Um Betrug zu verhindern und gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa gegen Geldwäsche, verarbeitet Stripe die Daten als eigener Verantwortlicher; dafür gilt Stripes Datenschutzerklärung: stripe.com/privacy. Übermittelt Stripe Daten an die Stripe, LLC in den USA, gilt dafür deren Zertifizierung unter dem EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO).

Gespräch über Zoom. Die Beratung findet über Zoom statt. Was Zoom dabei verarbeitet und wie die Übermittlung in die USA abgesichert ist, steht in Punkt 06. Wir zeichnen eine Beratung nur auf, wenn Du vorher ausdrücklich zustimmst.

09 Links zu anderen Websites

Links zu Websites Dritter öffnen sich in einem neuen Tab, ohne dass übermittelt wird, von welcher Seite Du kommst. Die Schaltflächen ANMELDEN (Luma, Punkt 06) und TERMIN BUCHEN (Calendly, Punkt 08) öffnen ihr Ziel direkt, die Adresse steht jeweils daneben; andere Links erst nach einem Hinweis. Diese Website gibt dabei keine Daten weiter; auf der anderen Website gilt die Datenschutzerklärung ihres Betreibers.

10 Keine automatisierten Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.

11 Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst Du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Eine E-Mail an hello@belladonna.systems genügt.

Wenn Du meinst, dass die Verarbeitung Deiner Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, kannst Du Dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40-42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at

01 Controller

Nicolas Alexander Forstinger (Belladonna Systems)
Gmundner Straße 18/9, 4655 Vorchdorf, Austria
Email: hello@belladonna.systems

No data protection officer has been appointed; none is required by law.

02 In short

This website sets no cookies, uses no analytics or tracking services, shows no advertising and embeds no third-party content. Fonts, images and music come from its own server. For registration to our events it links to Luma (see section 06), for booking a consultation to Calendly (see section 08). Otherwise the only data processed are the technical data every web server needs to deliver a page, and the data you send yourself when you get in touch. For advertising letters to businesses we also use business data from public sources (see section 07).

03 Hosting and server log files

The website is hosted by Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Cyprus, on a server in the Netherlands. Hostinger processes the data as a processor under Art. 28 GDPR.

When you open a page, the web server processes your IP address, the date and time, the requested file, the amount of data transferred, the status code, the previously visited page (referrer) and your browser and operating system (user agent).

The purpose is to deliver the website, keep it secure and find errors. The legal basis is the legitimate interest in doing so under Art. 6(1)(f) GDPR. The log files are kept only as long as these purposes require and are not analysed for anything else. Where Hostinger processes data outside the EEA, it does so under the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46 GDPR).

04 Storage in your browser

This website sets no cookies. It uses your browser's storage for two settings. These entries stay on your device and are never sent to the server:

• bds-lang (local storage): the language you chose. It is stored only when you click DE or EN, and stays until you delete it in your browser.
• bds-lite (session storage): switches off demanding visual effects on slow devices so the page stays smooth.

Your browser deletes the session storage entry when you end the session. The legal basis is § 165(3) TKG 2021: the storage is strictly necessary for the service you requested, or happens at your explicit request (language choice).

05 Contact by email, Telegram or Instagram

When you write by email, Telegram or Instagram, the data you send are processed: name, email address, Telegram or Instagram name, and the content of your message. They are used only to answer your enquiry. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where it concerns an offer or an order, otherwise the legitimate interest in communication under Art. 6(1)(f) GDPR. The data are deleted once your enquiry is settled, unless statutory retention duties apply, such as for business records under § 132 of the Austrian Federal Fiscal Code (BAO).

Emails pass through Hostinger's servers (see section 03).

Telegram is operated by Telegram Messenger Inc., Road Town, Tortola, British Virgin Islands; its representative in the EU is the European Data Protection Office (EDPO) in Brussels. According to Telegram, the data of users who signed up in the EEA are stored in data centres in the Netherlands. Using Telegram is voluntary; Telegram's own privacy policy applies to its processing.

Instagram is a service of Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Ireland; we are there as @belladonnasystems. This website does not link the profile and loads nothing from Instagram. If you visit our profile there, follow us or write to us, Meta processes your data under Instagram's own privacy policy (privacycenter.instagram.com/policy), also in the USA; according to Meta, it is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework for this. Instagram shows us only aggregated statistics about our profile, without names. Under the case law of the Court of Justice of the European Union we are jointly responsible with Meta for these (Art. 26 GDPR); you can exercise your rights with us and with Meta. The legal basis for our profile is our legitimate interest in presenting Belladonna Systems there (Art. 6(1)(f) GDPR).

06 Events and newsletter (Luma and Zoom)

Calendar on this website. Under EVENTS, this website shows a calendar of our events. It comes entirely from our own server; nothing is loaded from Luma and no connection to Luma is made. The SIGN UP button is a link: only when you click it does the event page on luma.com open in a new tab. Luma's own privacy policy applies to that visit, including the cookies Luma sets there.

Registration. If you register for an event on Luma, through the link on this website or directly, we process the data you enter: name, email address, company, industry and position, and if you like, what matters to you about new technology. We need name and email address to handle your registration, send you the access link and tell you about changes to the event; the legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR. We use the other details to tailor the talk to its audience; that is our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR). You are not obliged to provide these data, but without the required ones registration is not possible. If you join through your personal access link, Luma may record that you took part. We use the data only for the event you registered for, and for the newsletter only if you tick it. You hear from us about other events only if you follow the Belladonna Systems calendar on Luma yourself or receive the newsletter. We delete registration and attendance data no later than six months after the event.

Luma processes these data for us as a processor; the contract for this (Art. 28 GDPR) is part of Luma's terms of use. According to Luma, the data are stored with Amazon Web Services in the USA. The transfer there is safeguarded by the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR). Where you use Luma beyond that, for example with your own Luma account, Luma is responsible for it itself; Luma's privacy policy applies: luma.com/privacy-policy

Newsletter. When you register for an event or book a consultation, you can choose to tick that you want our free newsletter. Only then do we send it to your email address: news and practical tips from Belladonna Systems at regular intervals. The legal basis is your consent (Art. 6(1)(a) GDPR, § 174 TKG 2021). You can withdraw it at any time, with the unsubscribe link in every newsletter or by email to hello@belladonna.systems; what happened until then remains lawful. For this we store your name, email address and when and where you consented, as long as you receive the newsletter. After you unsubscribe we keep only your email address on a block list, so that you receive no further newsletter (Art. 6(1)(f) GDPR). We have not sent one yet; we will name the service the newsletter runs through here before we hand it your data.

Taking part via Zoom. Our online events take place on Zoom, a service of Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA; its representative in the EU is Workvivo Limited, City Quarter, Lapps Quay, Cork, Ireland. When you take part, Zoom processes the data this requires: the name you join with, your email address where applicable, your chat messages, picture and sound once you switch on camera or microphone, and technical data such as IP address, device and time of participation. Whether you switch on camera and microphone is up to you. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR. We record only the talk itself, that is the speaker and his slides; we do not record your picture, voice, name or chat messages.

Zoom processes these data for us as a processor; the contract for this (Art. 28 GDPR) is part of Zoom's terms of service. Zoom is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework, so transfers to the USA are covered by the European Commission's adequacy decision (Art. 45 GDPR). Where you use Zoom with your own Zoom account, Zoom is responsible for it itself; Zoom's privacy statement applies: zoom.com/en/trust/privacy

07 Advertising by post to businesses

We write to businesses in our region by post to present our services and events. For this we process the name, academic title, position, company and business address of managing directors, owners and authorised representatives. We store the company's business email address and phone number only so that we can respond to replies; we send no advertising by email or phone.

The data come from publicly accessible sources: the Austrian Economic Chambers' Firmen A-Z directory, the companies register (via firmenabc.at and wirtschaft.at), the legal notice on the company's website and the regional press. Before the first letter, we check in the Austrian insolvency register (Ediktsdatei) whether insolvency proceedings have been opened against the company. Source and retrieval date are recorded for every entry, and we regularly compare the data with these sources to keep them up to date.

The legal basis is our legitimate interest in direct marketing under Art. 6(1)(f) GDPR (recital 47). The data are kept in our own database on our own hardware in Austria. The only recipient is the postal service that delivers the letters; no data are transferred to third countries. If a business has not responded for 24 months, we delete the personal data.

Right to object. You can object to the use of your data for advertising at any time (Art. 21(2) GDPR); a short message to hello@belladonna.systems is enough. We will then not write to you again and delete your data except your name, postcode and a note of your objection. We need this blocking list so that we do not add you again by mistake the next time we query the public sources.

08 Booking a consultation (Calendly and Stripe)

Offer on this website. Under SERVICE, this website shows our consultation offer. It comes entirely from our own server; nothing is loaded from Calendly and no connection to Calendly is made. The BOOK A SLOT button is a link: only when you click it does our booking page on calendly.com open in a new tab. Calendly's own privacy policy applies to that visit, including the cookies Calendly sets there.

Booking. If you book a consultation through Calendly, through the link on this website or directly, we process the data you enter: first and last name, email address, company name, billing address, your VAT number if you give it, and your answers to the questions about your business and your request. We need them to arrange the appointment, to prepare and hold the consultation, to send you our assessment by email afterwards and to issue the invoice. If you cancel the appointment, we email you a link for a replacement appointment. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where you yourself are our contracting party; if you book for a business, it is our legitimate interest in carrying out the order with that business (Art. 6(1)(f) GDPR). You are not obliged to provide these data, but without them booking is not possible. Please do not enter names or data of your customers or employees in your answers. If you invite guests to the appointment, we process their email addresses to invite them; the legal basis for this is our legitimate interest under Art. 6(1)(f) GDPR. We use the data only for this consultation and for a project you order as a result; you receive the newsletter only if you tick it when booking (section 06). We delete the booking data and answers no later than six months after the appointment. If you cancel, the six months start when the period for a replacement appointment ends; if you then order a project, when it is completed. We keep invoices and payment records for seven years, as § 132 BAO (Austrian Federal Fiscal Code) requires (Art. 6(1)(c) GDPR). Emails pass through Hostinger's servers (see section 03).

Calendly is a service of Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Calendly processes the booking data for us as a processor; the contract for this (Art. 28 GDPR) is part of Calendly's terms. Calendly is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework, so transfers to the USA are covered by the European Commission's adequacy decision (Art. 45 GDPR). Where you use Calendly beyond that, for example with your own Calendly account, Calendly is responsible for it itself; Calendly's privacy policy applies: calendly.com/privacy

Confirmation page. After the booking, Calendly sends you back to our website and adds the details of your booking to the address: the time of the appointment, your name, email address, the amount paid, your answers including the billing address and, where applicable, the email addresses of your guests. The page shows only your name and the appointment. It processes the details only in your browser, stores and sends none of them, and removes them from the address bar at once. Like every page request, though, the full address is recorded in the log of our web server at Hostinger; section 03 applies to that.

Invoice and customer records. A program on our own server takes the booking from Calendly, enters your company with company name, billing address, VAT number and email address in our customer records, and issues the invoice after the appointment. Server and customer records run on our own hardware in Austria. Stripe creates and sends the invoice for us; for this, Stripe processes company name, billing address, VAT number and email address as our processor (see the next paragraph on Stripe). We keep the entries in our customer records while we work together, and afterwards as long as the invoices, that is seven years (§ 132 BAO, Art. 6(1)(c) GDPR).

Payment through Stripe. You pay for the consultation when you book. The payment is handled by Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Ireland, which processes your payment data for it, such as name, email address, payment method and amount. For handling the payment and for the invoice, Stripe is our processor; the contract for this (Art. 28 GDPR) is part of Stripe's terms. To prevent fraud and to meet legal obligations, for example against money laundering, Stripe processes the data as a controller in its own right; Stripe's privacy policy applies to that: stripe.com/privacy. Where Stripe transfers data to Stripe, LLC in the USA, its certification under the EU-U.S. Data Privacy Framework applies (Art. 45 GDPR).

The conversation on Zoom. The consultation takes place on Zoom. What Zoom processes and how the transfer to the USA is safeguarded is set out in section 06. We record a consultation only if you expressly agree beforehand.

09 Links to other websites

Links to third-party websites open in a new tab without passing on which page you came from. The SIGN UP (Luma, section 06) and BOOK A SLOT (Calendly, section 08) buttons open their target directly, with the address printed beside them; other links only after a notice. This website shares no data in the process; the other website's privacy policy applies there.

10 No automated decisions

There is no automated decision-making and no profiling.

11 Your rights

You have the right of access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20) and to object to processing based on legitimate interests (Art. 21). You can withdraw a consent at any time with effect for the future (Art. 7(3)). An email to hello@belladonna.systems is enough.

If you believe that the processing of your data breaches data protection law, you can lodge a complaint with the Austrian Data Protection Authority: Barichgasse 40-42, 1030 Vienna, www.dsb.gv.at